Sở hữu nhiều ưu điểm, file PDF trở thành lựa chọn hàng đầu của người dùng khi chọn định dạng tài liệu. Tuy nhiên, vì dung lượng lớn nên việc tải xuống/lên tốn khá nhiều thời gian. Cách tối ưu nhất để giải quyết vấn đề này là giảm dung lượng file PDF. Dưới đây là vài thủ thuật tin học đơn giản và hiệu quả nhất mà tôi đã tổng hợp.
Hiểu rõ về file PDF
Hiện nay, PDF là định dạng được người dùng sử dụng nhiều nhất. Định dạng này sở hữu hàng loạt ưu điểm nổi bật. Điển hình là tính bảo mật cao, thêm các nội dung khác như bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh một cách dễ dàng. Không chỉ vậy, để xem rõ ràng hơn người dùng có thể phóng to file mà không lo bị mờ hay vỡ hình.
Để có file PDF bạn cần soạn thảo văn bản trên word sau đó tiến hành chuyển định dạng. Với tập tin PDF bạn không cần lo lắng nội dung bị copy. Bên cạnh đó file gốc cũng được đảm bảo bởi không dễ để chỉnh sửa nội dung thuộc tập tin PDF.
Mặc dù vậy, rất nhiều người cảm thấy bất tiện bởi so với các tập tin khác thì file PDF thường có dung lượng lớn. Điều này sẽ khiến việc tải về hoặc upload file tốn nhiều thời gian. Đây là lý do cách giảm dung lượng file PDF được rất nhiều người quan tâm.
5 cách Giảm dung lượng file PDF đơn giản
Điểm hạn chế của file PDF không còn là vấn đề bởi hiện nay bạn có thể giảm dung lượng tập tin PDF bằng nhiều cách khác nhau. Có thể chia thành 2 cách chính là giảm bằng công cụ online hoặc tải phần mềm chỉnh sửa offline. Dưới đây là các cách phổ biến được áp dụng nhiều nhất bạn có thể áp dụng.
phần mềm Free PDF Compressor
Free PDF Compressor là cái tên đã quá quen thuộc với những người thường xuyên làm việc bằng file PDF. Điểm nổi bật của phần mềm này là dễ sử dụng, không tốn nhiều bộ nhớ, giảm dung lượng tập tin trên 60% mà vẫn giữ được chất lượng nội dung.
Giao diện của phần mềm có nhiều tab để người dùng tuỳ chọn tác vụ. Cụ thể như sau:
- Browse: Chọn tập tin định dạng PDF muốn tối ưu
- Save As: Lưu file sau khi hoàn tất
- Các lựa chọn sau khi nén: Screen (chất lượng thấp); eBook (chất lượng trung bình); Printer (chất lượng cao, 300dpi); Prepress (độ phân giải cao, 300dpi)
- Compress: Bắt đầu nén file giảm dung lượng.
Phần mềm Foxit Reader
Bên cạnh Free PDF Compressor thì bạn có thể sử dụng một phần mềm hữu ích khác. Đó chính là Foxit Reader. Phần mềm này được đánh giá cao với khả năng kích hoạt nhanh, dung lượng nhẹ, đọc file nhanh. Đặc biệt, Foxit Reader còn cho phép người dùng để lại nhận xét trong văn bản tập tin.
Phần mềm này hỗ trợ nhiều phiên bản Windows khác nhau. Chính vì vậy dù dùng Win 7,8 hay 10,… thì bạn đều có thể tải Foxit Reader để giảm dung lượng PDF. Các bước tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập mục đang chứa tập tin PDF => Ấn chuột phải => Open With
Bước 2: Chọn mở bằng phần mềm Foxit Reader
Bước 3: Vào file => Print => Hiển thị khung tên mặc định “Microsoft Print to PDF” => Tìm tên “Foxit Reader PDF Printer” => Ấn chọn Properties
Bước 4: Khi màn hình hiển thị 4 khung, bạn để ý ô “Image Resolution”. Tại khung này, nếu chỉ số IR = 600 thì tập tin của bạn là PDF Scan. Giảm xuống còn 300 tương đương văn bản thông thường. Bạn có thể tùy chỉnh thông số này để có được dung lượng tập tin theo nhu cầu. Tuy nhiên, lưu ý rằng thông số IR này tối thiểu là 72.
Bước 5: Ấn OK => Save để lưu tập tin đã giảm dung lượng.
Bước 6: Sau khi lưu file được mở tự động bằng phần mềm giảm dung lượng file PDF. Để xem cụ thể dung lượng đã giảm chỉ cần ấn chuột phải, chọn mục Properties.
Phần mềm FILEminimizer PDF
FILEminimizer PDF cũng là một gợi ý hữu ích dành cho bạn nếu muốn tối ưu dung lượng của tập tin PDF. Phần mềm này hoàn toàn miễn phí, hơn nữa cách sử dụng cũng rất đơn giản. Nếu muốn sử dụng tất cả những tính năng của FILEminimizer PDF thì bạn có thể mua bản quyền. Để giảm dung lượng bằng phần mềm này, hãy chọn Continue Testing và chú ý một số thông tin sau:
- Open File => Mở chọn file PDF cần tối ưu
- Optimize File = Nén dung lượng thông thường
- Pack and Go => Nén dung lượng tập tin và gửi trực tiếp
- Save Optimized file in folder => Chọn thư mục lưu file
- Compression Setting => Thanh công cụ với một số tùy chọn khác:
- Identical Pixels: Giảm mức độ thấp, chất lượng vẫn được đảm bảo.
- Visually Lossless: Giảm dung lượng PDF mức độ vừa, chất lượng đảm bảo.
- Visually Lossless Display: Chọn giảm tệp tốt khi xem file trên máy tính.
- Visually Lossy (Strong): Giảm tối đa dung lượng, chất lượng file không được đảm bảo.
- Custom Compression: Giảm tuỳ chọn và điền thông số cụ thể.
Giảm dung lượng với trang trực tuyến SmallPDF
Nếu không muốn mất nhiều thời gian cài đặt phần mềm về máy tính thì bạn hãy sử dụng SmallPDF. Đây là một trang giảm dung lượng cho tập tin PDF trực tuyến được rất nhiều người sử dụng. Ưu điểm của nó là nhanh chóng, đơn giản và hoàn toàn miễn phí. Để giảm dung lượng file với công cụ online này, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Truy cập đường link chính của SmallPDF. Bạn chỉ cần truy cập trình duyệt, gõ tên công cụ ngay lập tức sẽ có kết quả chính xác trả về.
- Bước 2: Sau khi truy cập, tại giao diện chính => Ấn chọn tập tin PDF cần giảm dung lượng. Hoặc có thể dùng chuột thực hiện thao tác kéo thả tập tin vào ô chứa file của công cụ.
- Bước 3: Chờ trong giây lát để hệ thống tiến hành xử lý file.
- Bước 4: Thông báo giảm dung lượng hoàn tất hiển thị trên màn hình. Thông tin về file đã giảm cũng sẽ được thông báo chi tiết. Small PDF cho phép người dùng lưu tập tin về máy tính cũng như nhiều trang khác như Dropbox hay Google Drive.
Sử dụng trang trực tuyến IlovePDF
Nói tới những trang giảm dung lượng file PDF nhanh chóng và hiệu quả thì không thể bỏ qua IlovePDF. Đây là một trang trực tuyến nổi bật với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng. Điểm cộng của Ilove PDF là cho phép người dùng lưu file đã giảm dung lượng tại nhiều trang dịch vụ lưu trữ khác nhau. Để giảm dung lượng PDF với IlovePDF bạn làm theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Truy cập trang chính của IlovePDF => Ấn chọn Compress PDF
- Bước 2: Ấn Select PDF file để chọn tập tin PDF muốn giảm dung lượng từ máy tính lên trang web.
- Bước 3: Khi up file lên web thành công, hệ thống của công cụ IlovePDF sẽ hiển thị các tùy chọn để giảm dung lượng như sau:
- Extreme Compression: Giảm dung lượng lớn, chất lượng không được đảm bảo.
- Recommended Compression: Gợi ý mức giảm đảm bảo chất lượng cứng dung lượng file
- Less Compression: Giảm ở mức độ vừa phải, chất lượng chỉ giảm đôi chút.
- Bước 4: Ấn Compress PDF => Hệ thống tiến hành giảm dung lượng theo lựa chọn của người dùng.
- Bước 5: Thông tin nén file hiển thị đầy đủ => Ấn tải về và lưu vào file theo nhu cầu.
Giảm dung lượng với Adobe Reader
Cách giảm dung lượng này cũng được nhiều người sử dụng bởi các thao tác khá đơn giản. Không cần mất nhiều thời gian, để giảm dung lượng của tập tin PDF bạn chỉ cần thực hiện theo 4 bước đơn giản dưới đây:
Bước 1: Tải tập tin cần giảm lên Google Drive => Mở file trong trình duyệt đang sử dụng.
Bước 2: Vào File => Chọn Print => Ấn vào mũi tên chỉ xuống tại mục Name => Tìm đến Adobe PDF => OK
Bước 3: Nhập tên tập tin vào ô file name => Chọn khung định dạng lưu file
Bước 4: Ấn Save để lưu tập tin đã được giảm dung lượng.
Bạn đã biết mẹo chuyển PDF sang Word online chưa rất nhanh và hiệu quả.
Như vậy, Thanh lý Cường Phát đã hướng dẫn bạn các cách giảm dung lượng PDF hiệu quả và đơn giản nhất. Mỗi cách đều có ưu điểm và cách thức thực hiện khác nhau. Hãy chọn công cụ phù hợp để tối ưu file PDF một cách hiệu quả nhất nhé. Chúc bạn thành công.
